工廠和設備被公認為是資本，但是如果沒有如何使用它們來制造產品的知識，它們就沒有任何用處。因此，當知識被記錄在案后，就成為了對企業來說最為重要的智力資本。而當重要的信息只寫在釘在墻上的紙條上，或夾在操作者工具箱的小記事本里，更有甚者，只存在于某人記憶中的話，這些信息除了當事人將無人能知。
問問你自己
你的文件檔案是否運轉保存在一個高效有形的系統中？你能到一個工作場所，閱讀這個崗位的工作說明，并且搞清楚要做什么嗎？如果不能，那你文檔系統可能就有問題。許多被稱為SOPs（標準操作流程）的材料往往是只是泛泛的介紹一下如何來做這個工作的大致流程，并附上一兩張圖片，距離“準確有效”還遠得很呢。
你的文檔系統是可移植的嗎？衡量一個文件檔案是否健全的一個好辦法是看它能否不需其他幫助，例如其他人的解釋，就能起到實際作用。如果老板希望在另一個工廠復制一條現有的生產線，你能在兩天內交出相應的文檔資料嗎？如果你的回答是“能”，那你是好樣的。如果你的回答是“不，但是再給我一點時間，我就能準備好”，那你文檔系統的移植性就不怎么樣。
如果你的回答是“什么資料？”那你或許該考慮一下其他出路了。
你的文檔系統是可拓展的嗎？好的文件記錄就像一個萬金油般的開頭，往下你可以增補各種內容，例如之后的不斷改進、最佳實踐方式的證明、強制管理和因果分析。
你的工藝文件能作為培訓資料嗎？好的文件檔案可以作為課程計劃，并且可以用來培訓新人。它會教你如何工作，并提供相關信息，和有用的圖表和圖片。文檔用于培訓的適應能力是衡量智力資本的拓展性的另一種方法。 知識變產品
如果沒有在制作漢堡包的過程中積累的知識資本，麥當勞可能至今仍只是加州的一家普通餐館而已。
Corning過去曾是國內最大的光纜制造商，但是自從決定采取放棄后期生產制造階段而只銷售其獨家工藝技術的商業策略后，他們把自己的智力資本開發成為了產品。可以肯定的是，他們賣的并僅僅是他們的技術，而是經過妥善處理的工藝技術文檔。如果沒有這些文檔，他們其實就沒有技術可賣。
圖：當未及時保存的信息檔案丟失，你的資產中相當重要的一部
分也隨之流失。(Control Engineering 圖片)
為工藝做定義固然是必須的。但是做成書面的工藝文檔會更好，因為它可以帶來更為穩固的效用。
當然，只有當企業真正認識到智力資本是其資本的一部分時，才能獲得其最大的價值。智力資本只能夠并且應該被企業所擁有、管理和利用。工具軟件能夠提供一定的幫助，但是并不能完全替代自己的實踐。如果企業能在生產第一線就致力于對其智力資本的管理，就有可能發現原本隱藏著的額外資產。 3種文檔系統的重大失誤
在極端的狀況下，什么是不能做的就顯得相當的明顯。文檔的重大失誤包括：
■非正式性：一個工藝的最佳設置記錄在墻上釘著的紙條或者黏性便簽上嗎？
■可變性：在一些工藝中，重新啟動是很少見的，并且可能因為不同操作員或操作班次的操作而產生差異性甚大的效果。
■不完整性：“你怎么知道的？”有人會這樣問一個能處理任何問題（包括非記錄在案的問題）的老雇員。
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