一般醫院中各種手術用外科器械的準確組裝對于多數醫院來說是一件既耗時又困難的手動操作任務。中心消毒部的技師通常會對器械進行清洗并根據醫生提供的工具清單將其重新組裝到器械包中，然后再進行消毒以備第二天的手術使用。問題是當醫生第二天打開器械套件時可能會發現缺少某些器械，然后技師會迅速尋找丟失的器械，這樣就需要延遲手術時間。
Censis 開發出了一種名為 Censitrac 的軟件產品。利用該產品醫院可以先設置外科器械包工具清單，然后確保將正確的器械加載至相應的外殼器械包內。在每件器械中均通過電化方式采用了一個 2D Data Matrix 條形碼，在組裝過程中對此條形碼進行掃描可以確保準確的器械包組裝，同時還可通過該條形碼對各器械的位置進行追蹤。讀取外殼器械光亮表面上的條形碼非常困難。在發現能夠提供此關鍵應用所需的準確性、速度和簡便性的康耐視 DataMan® 7500 之前，Censis 曾使用過五代 ID 讀碼器。
外科器械包組裝難題
田納西州納什維爾圣托馬斯醫院的注冊護士兼中心消毒部管理員 Pat Stefanik 說：“過去我們的器械組裝工作都是根據一份稱為盤點單的文件執行的。由于不同醫生都有自己的器械使用偏好，而且我們的醫生還使用大量的非傳統器械，因而導致我們的這項任務顯得非常復雜。例如，有些醫生喜歡將其所有刮器放在一起，所有剪刀另外放在一起；而其他醫生則想要將所有帶環的器械放在一起。其結果就是中心消毒部與外科部的關系沒有想象的那樣好。若某件器械丟失，第一個念頭就是中心消毒部出錯了。”
Censis 首席技術官 Janice Hardrath 說：“使用盤點單的傳統方式存在許多問題。“盤點單通常用數據表生成然后影印。當該清單有所改動時，很難再找回以前所有錯誤的紙質清單然后用正確的信息加以修改。當外科器械包被送到手術室然后發現器械不正確或缺失時，最大的問題也就隨之而來。這通常會導致需要在手術室中等待、手術過程增加風險以及醫生的不滿。”
舊方式的存在的另一個問題是無法識別或記錄器械或對其運動進行追蹤。一但消毒負載存在生物測試問題，醫院需要明確負載中有哪些器械以及這些器械目前的位置。這對于傳統方式來說比較困難，因為這需要依賴于手寫記錄和組裝此器械包的人員的記憶。醫院經常會丟失大量的器械并需要花費相當量的資金重新購置。器械在使用過一定次數后需要執行維護，但用手動方式無法確定每件器械已經使用的次數，所以就會出現有些器械被維護多次而有些則可能缺少維護的情況。
創新解決方案
Censis 的創建者開發出了在每件器械上設置條形碼并在軟件包中對工具清單進行維護的管理理念。然后，執行套件組裝的技師就可以對每件器械進行掃描，使用的軟件也可確保相應的所有器械均已組裝在套件之中。標記器械的過程以及之后準確讀取該標記的過程經事實驗證是整個管理理念中最為困難的一環。Hardrath 說：“我們一開始使用激光在器械上蝕刻標記，然后轉而使用印有 2D Data Matrix 條碼的膠粘標簽。由于在清洗和消毒過程很難保持膠粘劑正常作用，所以 Censis 嘗試使用激光粘合此標簽。最終，該公司選擇了采用 3mm Data Matrix 條形碼的電化標記技術。此標記法經證明可提供能在手術、清洗和消毒磨損后仍保持耐用性和可讀性。
尋找合適的 ID 讀碼器
尋找合適的 ID 讀碼器也是一項挑戰。Hardrath 說：“我們已經使用過五代不同的掃描儀。每代都比其前一代效果好，但只有最后一代能滿足我們快速且可靠地讀取標記的要求。”外科器械一般都是銀白色金屬，通常為不銹鋼或鋁。其表面有些為漫射面，而有些則為鏡面。有些是平整的，有些則是凹曲的。表面的反射率使得很難形成較好的標記圖像。
通常情況下，Censis 過去曾嘗試使用的掃描儀能夠使用可解釋表面反射率的算法讀取標記。但問題是掃描與計算過程所需的時間太長。若有發生延遲，技師通常會將器械取出然后重新開始，或者返回去繼續使用之前的手動方式。將器械從一側緩慢移動到另一側，以便掃描儀可以從不同角度查看標記并應用算法對反射率做出解釋，這樣可取得最佳效果。
Hardrath 設立了一項被她稱作掃描出局的比賽，目的是為了找出最適用于其工作的視覺系統。“我將 30 種不同類型的器械組合在一起，這些類型包括凹曲、平整、光亮、漫射、有色和無色。我將包括康耐視 DataMan 7500 在內的市場上三種首選系列并排排列。我們讓多位不同人員對器械進行掃描。然后再對掃描結果、每件器械所需的掃描時間以及參與人員對各掃描儀的反應進行測量。”
Hardrath 說：“康耐視 DataMan 7500 明顯優于其他設備。參與掃描的多數人都評論說使用此 ID 讀碼器能夠快速簡便地獲取出色的掃描結果。所以我們決定在 Censitrac 軟件中配合使用康耐視設備。此領域中現有 250 件 DataMan 7500 掃描儀。每家醫院平均有五件這樣的掃描儀，最多的是 30 件。我們的客戶非常喜歡該產品。多數醫院均決定用新康耐視產品更換其前一代掃描儀。”
康耐視 DataMan 7500 系列 ID 讀碼器將照明、軟件和光學創新結合，具有其獨特的功能。這些 ID 讀碼器中使用可處理多種劣質代碼外觀的軟件。DataMan 讀碼器可為任何表面上任何類型的標記提供最佳照明效果。集成散射燈可提供高反射部位（如圓形光亮表面上的電化蝕刻標記）所需的柔和照明效果。康耐視 DataMan 7500 是首個可手持驗證的解決方案，符合自動識別和行動技術協會 (AIM) 2D Data Matrix 代碼質量分級要求。
Censitrac 克服了與器械手動追蹤方式以及自動追蹤方式（追蹤器械包而非單個器械）有關的各項問題。該軟件可提高器械包組裝過程的自動化水平，從而確保 100% 準確的組裝和各器械運動的自動化追蹤，不管其位于器械包內還是散亂盤存。這樣就能立即確定所有器械的位置。Censitrac 對器械的使用進行測量，包括器械包中哪些器械要在手術中使用以及哪些不能用，然后準確確定應在何時執行維護操作。
圣托馬斯醫院中的重大改善
Stefanik 說：“在我們使用 Censitrac 的第一天，我們就發現出錯次數有了明顯的降低。同樣重要的一點是，我們現在能夠明確每個器械包的位置。手術室有時會呼叫說缺少某件器械。多數情況下，我會在 Censitrac 中查找但卻發現該器械已經經過掃描且已放置在送至手術室的器械包中。我會將此告知手術室，在多數情況下他們會四處找尋一下并發現該器械確實已經在手術室中。若仍未找到，我們會立即進行掃描并找出其他已經置于器械包中的相同器械送到手術室，不會耽誤任何時間。”
Stefanik 補充說：“自從 Censis 將我們的讀碼器升級至康耐視 DataMan 7500 系列手持 ID 讀碼器后，情況得到了一系列重大改善。我們使用過的前兩臺掃描儀是固定不動的，我們需要在拿著器械在其下運動，這樣操作起來就有些困難。與之相反，DataMan 7500 是可移動的，因此我們可以一次性在多種器械上方移動該設備，非常省時。DataMan 比我們用過的其他掃描儀快許多，器械的準確度達到 100%。DataMan 掃描儀也是我們見過的最耐用的一種。使用以前的掃描儀時，很容易造成損壞，但據我所知，我們還從未損壞過一臺康耐視掃描儀。”
