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導讀

隨著研發類文檔內容的復雜度提升，企業對協同編制文檔的需求日益迫切，往往需要對各類設計/工藝文件進行結構化定義，并支持在PLM系統中進行結構化協同編制，實現直接在線審批和向下游系統傳遞。本文研究了結構化文檔在PLM系統中的管理流程，通過在開目PLM系統中的應用實現，驗證了結構化文檔管理企業研發文檔的可行性。

1、結構化文檔管理的業務需求

在企業研發過程中，除了管理BOM與結構化工藝等常見對象，還需要管理大量文檔，存在各種文檔的編制工作。為有效地保證文檔模板的正確性，以及實現多人協同編制文檔內容，其中部分文檔需要作為結構化數據進行存儲和管理。

結構化文檔由標題、章節、段落等邏輯結構組成，結構化就是為文檔建立一個框架，每一部分都緊密聯系，形成一個整體。通過PLM系統結構化文檔管理功能，用戶可將文檔拆分為結構化的章節和模塊對象，以進行文檔的模板管理、協同編制、權限管理以及簽審、輸出等，確保文檔在PLM系統中的最新性和一致性。

2、結構化文檔管理總體業務流程

結構化文檔的通用業務流程如下：

①模板維護：企業的文檔標準管理員會維護各類文檔的模板定義，包括目錄模板、內容模板等；

②任務指派：文檔負責人在新建文檔對象時，需要引用企業維護的文檔標準模板，并判斷是否需要多人協同編制，如果需要，則基于文檔目錄生成文檔編制任務并指定相關責任人；

③協同編制：文檔編制人員根據接收到的文檔編制任務，開展具體的文檔章節編制工作；

④在線審批：文檔內容的編制完成后，文檔負責人需要對文檔對象發起審批流程，當審批流程結束后，文檔對象升級為已發布狀態，內容不允許進行編輯；

⑤變更簽審：如果需要對文檔內容進行修改，則需要發起變更流程，同樣的，在創建文檔新版本后也可以選擇是否進行多人協同編制。

3、開目PLM結構化文檔管理技術方案

1）基于文檔分工和權限的協同編制

對于復雜的研發類文檔，企業通常需要跨部門、跨組織、多層級人員進行文檔編制，以實現研發工作協同。

開目PLM系統提供基于結構化文檔的任務分工和權限授予，支持企業根據文檔結構逐級進行任務分工，并形成文檔任務包，將文檔對象作為交付物推送給文檔編制人，并制定各級任務執行人完成日期。另外通過對交付物的權限控制，實現多人在線協同編制結構化文檔內容，大大提升了企業編制研發文檔的效率。

2）自動快速生成結構化文檔對象

為了滿足數據遷移，實現知識復用，企業在將研發文檔遷移至PLM系統中時，需要依據文檔中的目錄，自動更新PLM系統中的結構化文檔對象內容，為模塊化協同編制奠定基礎。

開目PLM系統通過與Word軟件的深度集成，可以將研發文檔中的標題及正文信息，快速提取生成系統中的結構化文檔對象，并支持將帶格式的正文內容更新到文檔對象屬性，滿足企業對歷史數據的復用。

3）豐富的結構化文檔格式編排

開目PLM系統通過內置的富文本控件，可以支持文本、圖片、表格、動畫等多種形式的文檔內容編排，也支持對常見的工程符號、特殊符號進行快速填寫。

同時，開目PLM結構化文檔管理還可以對系統中的設計工藝等對象數據進行快速檢索和鏈接展示，滿足制造企業研發文檔的各種內容和格式需求。

4）Web頁面預覽與PDF文件輸出

開目PLM系統中完成結構化文檔的內容編制工作后，可進行Web頁面的預覽和輸出工作，在預覽文檔內容時，可生成各級標題，并且支持將文檔正文內容生成為pdf文件，以便于企業的線下歸檔管理。

4、小結

開目PLM系統結構化文檔的應用，不僅可以滿足企業文檔協同編制的需求，實現圖文混排，并和Word研發文檔進行雙向集成，實現自動快速生成結構化文檔對象；也可以在與上下游系統集成過程中傳遞文檔對象的各級信息，對完善企業的信息流通具有重要意義，為企業協同創新、高效研發，增強核心競爭力奠定堅實的基礎。